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管理必修课:工作总出错,可能是沟通方式有问题! [复制链接]

心得分享 一只胖子 发表于 2017-09-13 09:11:45

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本帖最后由 一只胖子 于 2017-9-13 09:16 编辑

前言

只有当信息的发出者和接受者对所沟通信息的理解是一致、准确、无误的时候,才能称作是一次成功的沟通。
但工作中与人的沟通却总是充满误解,你觉得自己说得很清楚,对方的理解却南辕北辙;有时为了说清楚一项工作任务却耗费数小时,为什么误解天天都在发生?
因为错误的沟通方式对工作造成了阻碍。

正文



案例
A公司的技术人员,经常跟客服人员说:系统的bug问题,我可以采取方案1,也可以采取方案2,各有优劣,应该用哪一个方案。客服并不懂二者有什么区别,每每对技术处理bug的沟通方式有异议。

B公司的新高管,收到销售3组对4组的投诉时,往往会着急上火,事后才发现自己跟下属沟通不及时,销售3组跟4组之间的关系变得越来越不好。

C公司高管,对一个新起步的业务有自己的想法,而该项目负责人有不同的思路,他们却相互并不知情。

良好的沟通是为了提高团队工作效率,保证工作方向的正确性,提升团队整体绩效,从而达成团队最终目标。当工作中某项沟通出错时,则可能导致团队最终无法完成目标。


如果团队最终完成不了目标,团队成员的工资奖金也有可能受到影响。到那个时候,员工也不会认为管理者是一个好领导。明确这一点,管理者就能更好的把握沟通的分寸了。


沟通有一个前提就是双方互相认可,离开这种双方互相认可的态度,所有沟通都是无济于事的,因此态度是沟通的前提。

沟通方法的第二个层面,凭借的是语言。但是沟通的根本,需要传递一种体验,而体验是语言难以表达的,因此在沟通中就需要一定的方法。这种方法就是我们常讲的,设身处地换位思考,用对方可以理解的场景,去传递信息,例如打比方,讲故事等等。


在沟通中的第三个方式也就是管理中非常重要的东西——沟通工具。为什么一个管理良好的公司,会有各式各样的表单,为什么管理良好的公司会采用管理系统。

那么这些表单流程,就是我们所说的管理工具,这些工具将我们的沟通行为抽象化、规范化,最终达到管理沟通的结果。

管理工具也正是被一些普通员工十分排斥的东西。当员工由低级职位晋升为管理岗位以后将会理解到公司的表单、管理系统、会议,都是他们可以凭借的管理工具,所以一个优秀的管理者一定是一位会善于采用管理工具的人。


只有找对沟通方式,才能提高工作效率。管理者除了要会用态度、方法去沟通,还应该采用管理工具进行沟通。

GTT全绩效管理系统中的就有沟通管理这一功能,能够帮助管理者将沟通行为抽象化、规范化,记录每条重要会议内容,让管理沟通有据可循。

当管理者跟下属开完部门会议、重大事项会议、或者约见某员工面谈绩效等正式会议后,管理者可以直接通过系统的沟通管理功能新增沟通记录,通过设置沟通对象沟通类别(绩效沟通、部门会议、重大事项等)、沟通时间沟通人沟通内容等记录此次会议。


▲新增沟通记录

当管理者发布沟通记录后,普通员工可以直接在沟通管理功能里查看所有沟通记录,对照自己在会议后整理的内容进行下一轮工作。

GTT全绩效管理系统中除了沟通管理功能能够沟通之外,还有很多关联功能里也能进行沟通。

例如,当员工提交工作任务后,上级在查看已交付任务中可以跟下级就任务过程、疑点直接进行沟通,提高工作效率。

▲在已交付任务中沟通

管理者可以在查看下属当月的绩效目标时,可以就员工目前的工作状态进行沟通,指出员工工作的不足之处督促员工尽快完成目标,或者夸赞员工的工作表现勉励员工奋发向上。在系统里用这种方式跟员工沟通当月目标时,可以避免用面谈的方式给员工较大压力,又能督促员工。

▲目标绩效进度沟通

当销售管理者将某客户从A销售名下调给B销售后,B销售可以通过查看客户详细资料,了解到之前A销售对该客户的拜访记录。

如果B销售对某条拜访记录内容不了解的话,还可以直接在系统上跟A销售沟通,可以避免销售客户交接时资料对接沟通不到位的情况。

▲销售联系记录沟通

GTT全绩效管理系统中沟通功能无处不在,管理者用好这些沟通工具,不仅能够节省大量时间、提高沟通效率,更能避免可能的小的错误变成更大的错误。


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