不属于自己的工作，到底该不该做？

     

【案例】

前公司的一位同事H，职场新丁一枚。H的部门时不时就要用PPT做汇报，自从H展现了其高超的PPT技能后，每到汇报的时候，就有前辈交给她一个PPT要她帮忙。

当H忙着自己的工作，要是着急的话希望前辈找别人帮忙。前辈每每都说不急，PPT也弄得差不多了，空的时候帮忙修改下就行。

谁知两三天过去了，前辈就来催了，说因为各种原因PPT必须今天搞定。因为PPT汇报不止要汇报现阶段内容还要找资料做同期对比分析，H不得不放下手头上其他工作，专门为其赶工。

   

H的困惑在于，前辈开始时说不急，当她接下任务后，突然改口说这件事很急，马上要跟领导汇报云云，让她猝不及防，有一种别人挖个坑让她跳下去的感觉。

如果当你遇到这种情况，应该怎样处理呢？

1.额外任务，不能来者不拒

  

对额外任务来者不拒，不仅短期内会造成人际关系紧张，导致自身压力过大，还会对职业生涯发展造成隐患。

原因很简单。

找人代劳的前辈并不是傻瓜，什么事能委托给他人什么事得自己亲手掌控他们分辨不出来吗？

能够随意让他人代劳的事十之八九效益小、附加值低，这种杂事干得再多也不会对职业技能的精进带来多少实质性帮助。

而且，经常忙于替别人处理杂务，就会无可避免地占用自己处理正事的时间，精力和思维。

再者，杂活接得越多就越难以拒绝，越难以拒绝就越接越多，形成“剪不断理还乱”的恶性循环。

因此，长期对别人塞过来的工作来者不拒，势必分散自己的注意力、降低自己的时间利用率、稀释自己的专业技能、损害自己的职业竞争力。

2.如何处理额外任务？

  

来者不拒的危害虽大，但一概拒绝的坏处也是影响深远的。

一个在工作中不愿对别人施以援手的人，等于将自己困在高墙内，隔绝了与他人建立关系的可能，还失去让自己发挥历练的机会，最终作茧自缚孤立无援。

我们需要明白的是，各种额外任务不期而至是职场中的一种常态。

只要懂得适当周旋妥善处理，就不会被没必要没价值甚至有风险的额外任务所累，也不会错过有意义有价值甚至有发展潜力的工作机会。

当别人把额外任务塞给你的时候，你可以试试以下三个步骤机智应对。

  

步骤一、明确界限

弄清楚两个界限：

（1）自身职责范围；

（2）你与对方的工作关系。

工作业绩总是与工作职责挂钩的。

企业中每个岗位的责任，是通过完成自身职责范围内的任务，为自己所在的部门创造业绩。

因此，你的职责范围以及你所在部门的职能范围就是用来区分哪些活该干哪些活不该干的第一道界限。

盲目地帮助别人，只会让自己陷入里外不是人的尴尬境地。

工作任务总是与工作关系挂钩的。

把额外任务塞给你的人是谁？

是上司还是同事？

是部门内的同事，还是部门外的同事？

是合作关系强的同事，还是合作关系弱的同事？

是为公司带来利润的客户，还是为公司提供服务的供应商？

这些关系之中，孰轻孰重，必须掂量清楚。

   

步骤二、了解期望

没弄清楚对方期望就把任务接下来，就等于埋下一颗不定时炸弹，后期事态发展将不受控制。

像案例中,前辈明明说不急却又改口催，这种变化的根源，除了有可能是前辈故意说好话让H把任务接下之外，还存在其他的可能性，比如：

（1）前辈没想好任务要什么时候完成；

（2）前辈认为两三天内完成的任务并不算很急；

（3）事态的发展或者领导的要求超出了前辈的估计。

为了有效降低不确定性，尽量把不可控变成可控，在接受任务之前就需要充分地了解对方的期望。

这里可以使用一个简单实用的信息收集方法--5W2H：

When：开始时间、结束时间；

What：要做什么，达到什么效果；

Where：在哪里做；

Who：与谁联系、向谁请示、和谁合作；

Why：做这件事的目的是什么；

How：以何种方式、流程或者技术手段来做；

How much：预算成本是多少。

这些问题，不是在为难或拒绝对方，而是在帮助对方理清思路。

在了解期望的过程中，需要根据自身的实际情况，逐一审视这些期望。

然后诚恳地告诉对方，哪些期望你可以办到，哪些你办不到，以便对方进行考虑和选择。

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步骤三、达成协议

所谓“定协议”，是指给对方发一封邮件，内容可以概况为告诉对方你打算如何完成这个任务。

这样做不但看起来顺理成章，又显得做事负责细致。用白纸黑字的方式把双方商定的各种要素确定下来，对于自己来说，是一种自我保护机制。

如果是领导交任务给你，把邮件发给他就行；

如果是同事交任务给你，不论是否同一部门，都应该把邮件抄送给直接领导。

这样做不单是表达对直接领导的尊重，也是对自己的一种保护。

像案例中，若同事H及时跟领导报备过，前辈突然对完成时限的要求发生了变化，作为知情人的领导也可以帮助进行调剂，说不定领导还可以额外指导或帮助下。

总结

  

当有额外任务塞过来时，不要慌张，也不用一口答应或者一口拒绝，可以试着按步骤慢慢来。

步骤一可以帮助你知道这件额外任务会不会与本职工作及部门利益、原则等产生冲突；

步骤二可以明确哪些是你力所能及，又符合对方期望的事项；

步骤三可以把你与对方商定的事情变成协议，保护自己。

通过明确界限、了解期望、达成协议这三步，可以过滤掉一些不该接的任务，并且在该接的任务上能够有效的保护自己。

-End-

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