告别纸质化办公，审批申请有新招

前言

员工拿着一张申请单，找这个领导签字后，再找另一个领导签字，倘若某个领导不在，还要跑多次。

这样的申请方式和程序，既费时又费力，还增加了公司资源成本。

在现代化的企业管理中，想要提升工作效率，又节约人力成本，就要告别纸质化办公，尝试系统化审批流程。

正文

案例

某公司员工A想在13号请一天事假，由于公司规定事假3天以内需要直接上级、部门经理、人事总监签字，所以员工A在5号的时候就拿着请假单去找直接上级签字。

直接上级签完字后，员工A需要找部门经理签字，但部门经理在4号的时候就出差了，需要12号才回来。

等到12号部门经理回来签完字后，员工A再去找到人事总监签字。等全部签完字后，员工A才将请假条交给前台登记。

这一幕时常会在大多数公司里发生，请假人填好请假单，找相关领导甚至多个领导进行审批，往往不凑巧领导不在或忙，审批不成功时有发生。一个人请假这样，两个人请假也这样，几个月下来，光请假单就一大摞。

这样纸质化的请假程序，浪费时间又浪费人力、资源成本。

稍有不细心，可能还会出现请假单据丢失遗漏，导致员工考勤有出入的情况。

随着社会发展步伐的不断加速，企业发展也在日新月异。越来越多的公司采用无纸化办公替代纸质化请假。

一个企业正常运转时，一天要耗费掉大量的纸张，像请假、出差、调休、采购、报销等大量表格文字需要打印出来进行审批、存档等。因此，在企业办公中大量使用纸张是无法避免的，而纸张的大量浪费对企业来说也是一笔不小的开支。

如果公司开始使用自动化办公系统来完全代替纸张办公，通常的员工请假、出差、调休等就在系统里直接填写并提交相关领导审批；财务部采购、报销等也直接在系统里面填好内容提交给人事审核；管理员可以在系统直接查询员工请假天数、次数、加班调休时长……等等。

这样就能为公司省掉了许多打印的环节，既节省了不少成本，又提高了工作效率。

员工提交申请后，自动化办公系统自动将该申请推送给领导审批，并且A领导审批同意后，可以再继续推送给B领导审批，直至流程整个审批完毕。

中间过程不影响员工和领导的日常工作，还可在流程中上传文档附件，方便双方随时查看沟通。

想要采用无纸化办公，又找不到适合的办公自动化系统怎么办？

GTT全绩效管理系统中就带有办公自动化功能--审批与工作流程。

走工作流程本身就是一种管理规范，它改变了以往通过口头或邮件沟通、甚至做事情靠“刷脸”的极不规范的工作方式。

审批与工作流程功能中，管理者可以根据公司的实际情况、规章制度定制符合公司的流程管理。

比如财务审批流程可以设置采购单、报销单、社保公积金缴纳单等；

行政审批流程可以设置请假、加班、调休、出差等；

业务审批流程可以设置开模、产品上新等。

▲工作流程自定义

管理者在设计工作流程时可以制定流程步骤，比如请假流程，可以按照公司要求设计员工请假需要经上级、部门主管、总经理同意方视为请假成功。

▲流程步骤设计

另外，审批与工作流程功能还能帮助企业节省时间，员工或管理层在手机或者电脑都可以提交申请、审批，即使管理层出差在外也能在手机上同意员工请假。

这样员工就无须等上级出差回来再批准请假，既节省了人力成本，又减少了纸张浪费。

▲手机端申请页面

审理与工作流程功能还有流程监控的作用，管理层审批完请假流程后员工无需再提交到人事处统计，系统会记录每个请假流程，人事只需在特定时间内将请假数据导出excel即可。

▲系统一键导出员工请假数据

系统自动记录数据既方便了人事的工作，还能避免纸质化单据因为搬动、人员变动等而使得重要单据遗漏或丢失。

另外，管理层可以查看之前自己审批过的请假流程，可以看当时的同意意见、员工的请假理由等。

通过工作流程审批，提升工作效率，档案存储有迹可循，帮助企业实现工作流程的自动化、标准化、规范化。